档案调档的核心原则是 “公对公转移”（个人不得私自携带、保管档案，否则档案失效），整体流程可概括为 “发起调档申请→审核开具调函→原存档机构转递档案→新接收机构入库”，具体步骤因调档场景（如毕业后调档、考公入职调档、跨单位调动等）略有差异，以下是通用流程 + 分场景细化：
一、调档前必做：3 个核心准备（避免白跑）
确认档案存放地：先搞清楚自己的档案在哪（关键前提！）
明确接收单位信息：向新接收档案的机构（如入职单位、新人才中心、考公招录机关）确认 3 个关键信息：
接收机构全称（必须准确，如 “XX 市人才服务中心”“XX 有限公司人事部”）；
二、通用调档流程（4 步走，适用于绝大多数场景）
第 1 步：向接收单位申请开具《调档函》
本人携带准备好的材料（身份证、户口本、调档依据等），到新接收档案的机构提交调档申请；
注意：调档函有有效期（通常 15-30 天），需在有效期内办理后续手续，过期可能需要重新开具。
第 2 步：向原存档机构提交调档函及材料
本人（或委托他人）携带《调档函》原件、身份证原件及其他补充材料，到原档案存放机构提交调档申请；
原存档机构审核调档函真实性、材料完整性后，会启动档案整理流程（核对档案材料是否齐全，如学籍记录、人事材料等，避免遗漏关键文件）。
第 3 步：原存档机构转递档案（公对公，个人不得接触）
原机构整理完档案后，会通过 “机要通信”“专人派送” 或 “EMS 邮政快递”（部分地区支持，需确认是否为档案专用快递）将档案寄往接收单位，绝对不允许个人自带档案（自带档案会被接收单位拒收，导致档案失效）；
转递后，原存档机构会给个人出具《档案转递通知单》（回执），可留存作为档案转递凭证，后续查询进度时使用。
第 4 步：接收单位接收并入库
接收单位收到档案后，会核对档案密封是否完好（无拆封、无破损）、材料是否齐全；
审核无误后，将档案录入系统，完成入库手续，并给个人出具《档案接收回执》（部分机构会通过短信 / 电话通知已接收）；
若档案材料缺失或密封破损，接收单位可能会退回原存档机构，需补全材料或重新密封后再转递。
三、常见问题解答
调档需要多久？
一般 1-2 周（原机构整理档案 1-3 天，快递 / 机要转递 3-7 天，接收单位审核 1-3 天），跨省市调档可能需要 2-3 周，建议提前 1 个月启动流程。
总结：调档的核心是 “凭正规调档函、公对公转递、材料齐全”，只要按流程准备材料、跟进进度，就能顺利完成调档，避免因操作不当导致档案失效。
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